Урок 7. Виды кадровой документации, подлежащие проверке. Состав документов по кадрам
Виды кадровой документации

В процессе деятельности организации образуется множество кадровых документов. У каждого из них есть свои определенные цели и задачи создания. Документы имеют разную форму, различный регламент принятия и хранения. Условно кадровые документы можно разделить на три больших блока.

1. Документы, которые обязаны вести все организации независимо от сферы их деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы. Обязательность ведения таких документов установлена действующим законодательством. Например, правила внутреннего трудового распорядка являются обязательными согласно ст. 189, 190 ТК РФ, график отпусков — согласно ст. 123 ТК РФ и т.д.

2. Документы, не имеющие обязательного характера. Такие документы служат для оптимизации работы с персоналом, разрабатываются и оформляются при необходимости или для соблюдения определенной процедуры, а также в целях защиты интересов работодателя в случае возникновения трудового конфликта. Это, например, должностные инструкции: ни одной нормой данные документы не установлены как обязательные, но они крайне полезны для проведения отдельных кадровых процедур (закрепления требований к квалификации работника, установления ответственности работников и др.). Примером также может служить коллективный договор (ст. 36, 37 ТК РФ), который обязательным не является, но, если со стороны работников будет проявлена инициатива, работодатель не вправе отказать им, и тогда данный документ будет обязательным для заключения в данной организации.

3. Документы, которые зависят от специфики конкретной организации и становятся обязательными для оформления и ведения в данной организации. В большей степени это относится к законодательству в сфере охраны труда. Например, если в организации существует сменный график работы, то обязательным для данной организации является график сменности (ст. 103 ТК РФ). Если в организации есть персонал, работа которого связана с разъездами, то обязательно должен быть принят локальный нормативный акт, регламентирующий порядок и размер компенсаций для данной категории работников (ст. 168.1 ТК РФ).


Документация системы кадровой службы также может быть разделена на подвиды в зависимости от специфики документа.

1. Внутренние локальные нормативные акты работодателя. Они определяют общие принципы работы и обязательны для исполнения всеми работниками организации, деятельности которых касаются (положения, инструкции, постановления и др.). Порядок утверждения отдельных локальных актов установлен законодательно. Например, правила внутреннего трудового распорядка установлены ст. 190 ТК РФ, а локальный акт по оплате труда — ст. 135 ТК РФ. Для того чтобы работодатель мог применять к работнику меры дисциплинарного взыскания, обязательно ознакомление работников с определенным локальным нормативным актом под расписку.

2. Информационно-аналитические, расчетные, статистические документы. Они содержат информацию, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, и нужны в целях сохранения необходимых для работы данной организации сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.п.). Это графики сменности, график отпусков, перечень работ, при выполнении которых необходимо проводить обязательные медицинские осмотры, и др.

3. Документы, подтверждающие трудовой стаж работников, например, трудовая книжка и трудовой договор работника.

4. Распорядительные документы. Они издаются в целях передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания).

5. Официальная внутренняя переписка. Это, с одной стороны, документы, поступающие от работников организации в целях донесения до работодателя каких-то сведений, просьб, информации или личного мнения работников, а с другой — документы, поступающие от работодателя, но не приобретающие характера распоряжений (заявления, уведомления, служебные записки).

6. Система регистрации. Самой распространенной является журнальная система регистрации. Журналы (книги) учета и регистрации документов служат для назначения документу определенного регистрационного индекса и придают кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах; позволяют анализировать, систематизировать и оперативно находить определенные кадровые зарегистрированные документы.


Кроме того, кадровые документы можно разделить на следующие виды.

1. По порядку принятия различают документы:

а) требующие согласования с первичным профсоюзным органом, например, коллективный договор;
б) требующие учета мнения первичного профсоюзного органа, например, график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
в) требующие учета мнения представительного органа работников, например, локальный акт по оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
г) требующие согласования с должностными лицами организации в силу внутренних регламентов, установленных работодателем;
д) документы, порядок принятия которых не предусматривает законодательных и внутренних требований по согласованию с органами и должностными лицами.

2. По сроку хранения документы бывают:

а) постоянного хранения;
б) временного хранения;
в) текущие.

Существуют и другие возможности для деления кадровых документов на виды и подвиды.

Перечень основных документов кадровой службы
В зависимости от кадрового документооборота организации, в перечень аудиторских процедур, которые могут быть включены в программу кадрового аудита, могут входить:

соблюдение требований законодательства по работе с персональными данными; соблюдение требований законодательства по работе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним;

· соблюдения требований законодательства по установлению и оплате труда при суммированном учете рабочего времени;
· соблюдение требований законодательства по охране труда; - соблюдение требований законодательства по установленным режимам работы;
· соблюдение требований архивного законодательства; соблюдение требований законодательства по ведению воинского учета; соблюдение требований законодательства по уведомлению соответствующих органов
· соблюдение требований законодательства по оплате периодов нетрудоспособности; соблюдение требований законодательства по оформлению листков нетрудоспособности;
· соблюдение требований законодательства при установлении работнику испытательного срока;
· соблюдение требований законодательства по материальной ответственности работника;
· соблюдение требований законодательства о командировании; соблюдение требований отраслевых и региональных соглашений;
· соблюдение требований законодательства расчета страхового стажа;
· соблюдение требований законодательства при заключении гражданско-правовых договоров; соблюдение трудового законодательства для отдельных категорий работников:
· иностранные граждане, прибывшие в порядке, требующем получение визы:
· иностранные граждане, прибывшие в порядке не требующем, получение визы;
· руководитель организации (генеральный директор);
· лица, выполняющие работу во вредных и опасных условиях труда;
· лица, выполняющие работу по совместительству;
· работники с подвижным характером работы или характером работы в пути;
· инвалиды;
· лица, в возрасте до 18 лет;
· лица, совмещающие работу с обучением;
· лица, осуществляющие работу вахтовым методом;
· лица, осуществляющие работу в сменном режиме; лица, осуществляющие работу с суммированным учетом рабочего времени; лица, осуществляющие работу в сменном режиме с суммированным учетом рабочего времени; проверка дополнительных локальных нормативных актов:
· правила внутреннего трудового распорядка; - локальный нормативный акт по оплате труда; - коллективный договор;
· локальный нормативный акт по защите персональных данных;
· локальный нормативный акт по командированию;

Проверка осуществления кадровых процедур:

· процедура приема на работу; процедура приема на работу по срочному трудовому договору;
· процедура перевода (общая);
· процедура перевода для замещения временно отсутствующего работника;
· процедура перевода для замещения временно отсутствующего работника;
· процедура перевода на другую работу в соответствии с медицинским заключением; процедура изменения условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда;
· процедура изменения условий трудового договора (общая);
· процедура предоставления ежегодного отпуска; процедура предоставления отпусков без сохранения заработной платы; процедура предоставления дополнительных отпусков за работу во вредных и опасных условиях труда;
· процедура предоставления учебного отпуска;
· процедура предоставления отпуска по беременности и родам; - процедура предоставления отпуска по уходу за ребенком;
· процедура прекращения трудового договора (общая); процедура прекращения трудового договора в связи с истечением его срока;
· процедура прекращения договора в связи с непрохождением испытательного срока;
· процедура применения дисциплинарного взыскания;
· процедура прекращения трудового договора по инициативе работника;
· процедура прекращения трудового договора по инициативе работника;
· процедура прекращения трудового договора по соглашению сторон; процедура расторжения трудового договора в связи с сокращением численности или штата;
· процедура расторжения трудового договора за неоднократное неисполнение должностных обязанностей;
· процедура расторжения трудового договора за прогул;
· процедура расторжения трудового договора за появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
· процедура расторжения трудового договора за разглашение охраняемой законом тайны; процедура расторжения трудового договора в связи с переводом к другому работодателю;
· процедура расторжения трудового договора с руководителем организации (генеральным директором);
· процедура прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

Исходя из оцениваемых процедур, аудитор определяет перечень проверяемых документов.
   
   
   
Наименование документа   
   
Основание создания документа   
   
Наличие унифицированной формы   
   
   
   
   
   
Локальные нормативные акты   работодателя   
   
   
   
   
   
Штатное расписание   
   
Ст.    57 ТК РФ,
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-3   
   
   
   
   
   
Правила внутреннего трудового   распорядка   
   
ст. 189 ТК РФ   
   
    
   
      
   
   
   
   
   
Положение персональных данных   работников   
   
ст. 86 ТК РФ   
   
    
   
      
   
   
   
   
   
Положение об оплате труда   работников   
   
ст. 135 ТК РФ   
   
    
   
      
   
   
   
   
   
Положение премировании    и материальном стимулировании работников   
   
ст. 135 ТК РФ   
   
    
   
      
   
   
   
   
   
График отпусков   
   
ст. 123 ТК РФ, Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-7   
   
   
   
   
   
Положение об охране труда   
   
Раздел Х ТК РФ   
   
      
   
   
   
   
   
Инструкции по охране труда по   профессиям   
   
Раздел Х ТК РФ   
   
      
   
   
   
Должностные инструкции   
   
Профессиональные стандарты,   Квалификационный справочник должностей руководителей,   специалистов    и других служащих   
   
      
   
    
   
Положения о   структурных подразделениях   
   
В настоящее время не   существует нормативного акта, обязывающего работодателя создавать такой   документ, но его наличие позволяет упорядочить работу кадровой службы.   
   
      
   
    
   
График сменности   
   
ст. 103 Трудового кодекса   Российской Федерации   
   
      
   
    
   
Перечень должностей с   ненормированным рабочим днем   
   
ст.   101    Трудового кодекса Российской Федерации   
   
      
   
    
   
Положение о нормах труда   
   
   
   
Глава 22 Трудового кодекса   Российской Федерации   
   
      
   
    
   
Положение об аттестации   
   
   
   
ст.ст. 81 и 82 ТК РФ,
   
Постановление
   
Пленума Верховного Суда от   17.03.2004 №
   
2   
   
      
   
    
   
Положение о коммерческой   тайне   
   
Федеральный закон от   29.07.2004 № 98ФЗ коммерческой
   
тайне“   
   
      
   
    
   
Договоры   
   
    
   
Коллективный договор   
   
Глава 7 Трудового кодекса   Российской Федерации   
   
      
   
    
   
Трудовой договор   
   
ст. 16, 56, 67 ТК РФ   
   
      
   
    
   
Договоры о полной   материальной ответственности   
   
ст. 244, 245 ТК РФ   
   
Приложения № 2 и
   
к Постановлению
   
Минтруда России от
   
31.12.2003 № 85   
   
    
   
Распорядительные документы   
   
    
   
    
   
Приказы
   
(распоряжения)    по
   
личному составу   
   
ст. 68, 84.1, 193 ТК РФ,   Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
   
Обратите внимание! с 22   ноября 2021 года приказ о приеме на работу не является обязательным    
   
Формы Т-1, т-1а, Т-5, т-5а,   Т-6, т-ба, Т-8, т-8а, Т-9, т-9а, Т-11, Т-11а   
   
   
   
    
   
Приказы по основной   деятельности   
   
      
   
     
   
   
   
    
   
Первичные учетные документы   
   
   
   
    
   
Личная    карточка работника (с 01 сентября 2021 года является не обязательной)   
   
Постановление
   
Правительства РФ от
   
16.04.2003 № 225
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-2   
   
   
   
    
   
Личная    карточка
   
государственного   (муниципального) служащего   
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма Т-2ГИС   
   
   
   
    
   
Учетная карточка научного,   научно-
   
педагогического работника   
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-4   
   
   
   
    
   
Табель учета рабочего
   
времени и расчета оплаты   труда   
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 №   
   
Форма № Т-12   
   
   
   
    
   
Табель учета рабочего времени   
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-13   
   
   
   
    
   
Записка-расчет    о
   
предоставлении отпуска   работнику   
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-60   
   
   
   
     
   
Записка-расчет    при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)   
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-61   
   
     
   
Расчетно-платежная ведомость   
   
Постановление Госкомстата   России от 05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-49   
   
     
   
Расчетная ведомость   
   
Постановление
   
Госкомстата России от 05.01.2004   № 1   
   
Форма №   
   
     
   
Платежная ведомость   
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-53   
   
     
   
Лицевой счет   
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-54   
   
     
   
Лицевой счет (свт)   
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 № 1   
   
Форма № Т-54а   
   
     
   
Расчетный листок по зарплате   
   
ст. 136 ТК РФ   
   
     
   
     
   
Акт о приеме работ,
   
выполненных по срочному   трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы   
   
Постановление
   
Госкомстата России от   05.01.2004 №   
   
Форма № Т-73   
   
     
   
Личные Документы работника   
   
     
   
Трудовая книжка   
   
Ст.    66 ТК РФ,
   
Постановление
   
Правительства РФ от   16.04.2003 № 225 трудовых книжках”,
   
Постановление
   
Минтруда России от
   
10.10.2003 № 69   
   
Постановление Правительства   РФ от 16.04.2003 № 225 трудовых книжках ” ,   
   
     
   
Сведения о трудовой   деятельности   
   
Ст. 66.1 ТК РФ   
   
     
   
     
   
Аттестат,    диплом, удостоверение, свидетельство   
   
       
   
     
   
     
   
Документ, подтверждающий   регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том   числе в форме электронного документа   
   
Ст. 65 ТК РФ   
   
     
   
     
   
Военный билет   
   
Ст. 65 ТК РФ   
   
     
   
     
   
Информационно-справочные   Документы   
   
     
   
Заявления работника   
   
ст.ст. 62, 65, 71, 72.l,
   
80, 127, 128, 255, 256   
   
     
   
     
   
Докладные записки   
   
       
   
     
   
     
   
Объяснительные записки   
   
ст. 193 ТК РФ   
   
     
   
     
   
Письмо-запрос переводе   работника к другому работодателю   
   
ст. 72.1 ТК РФ   
   
     
   
     
   
Протоколы заседаний   аттестационной комиссии   
   
       
   
     
   
     
   
Аттестационный лист   
   
       
   
     
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
Хотите открыть премиум доступ к полному курсу с выдачей Диплома переподготовки и присвоением квалификации Аудитор с правом ведения коммерческой деятельности?
Оставьте заявку и наш менеджер перезвонит вам
Пример диплома МИРК
Заполните форму и отправьте нам
8 (800) 550-53-74
+7 (495) 150 67 00
info@kadrprofy.ru

Сокращенное наименование: ООО «МИРК» ИНН/КПП: 7702458612/772801001 ОГРН: 5187746010140 от 17.12.2018 г.
Юридический адрес: 117342, г. Москва, ул. Бутлерова, дом 17, оф. 4061
Лицензция № 041145: Выдана Департаментом образования и науки города Москвы от 8 декабря 2020 г.